De nombreuses entreprises ont déjà entamé leur processus de dématérialisation pour gagner en efficacité au quotidien. En France, l'obligation de l'utilisation de la facture électronique imposée par une prochaine réforme accentue ce besoin de digitalisation. Les factures papier doivent néanmoins être conservées plusieurs années pour l'archivage. Pourquoi ne pas les sauvegarder dès maintenant dans un format numérique ? Nous vous dévoilons les 5 avantages de la numérisation des factures par une entreprise spécialisée.
Qu'est-ce que la numérisation des factures clients et fournisseurs ?
La numérisation des factures clients et fournisseurs consiste à scanner les documents papier afin qu'ils soient conservés sous un format numérique tel que le PDF. Des services complémentaires permettent de procéder à la reconnaissance optique des caractères (OCR) lors de la numérisation pour faciliter les recherches par mots-clés et éviter les erreurs de saisie. Le traitement des données s'en trouve simplifié.
De plus, il faut aussi certifier l'intégrité, la sécurité et la lisibilité de ces documents comptables. Les numériser soi-même n'est pas toujours suffisant pour qu'ils soient recevables par l'administration fiscale. La solution consiste à se rapprocher d'une entreprise professionnelle réalisant dans les normes cette numérisation. Elle vous accompagne également tout au long de la mise en place du processus de dématérialisation de votre entreprise.
Les 5 avantages de la numérisation des factures d'entreprise
Pour lutter contre la fraude à la TVA, l'administration fiscale vise l'obligation de la facturation électronique dans les prochaines années. Cela concerne les factures clients et fournisseurs des entreprises de toute taille en BtoB et c'est déjà le cas en BtoG. Que devient alors l'archivage des factures papier ? Dans ce contexte de digitalisation des entreprises, les numériser garantit de nombreux avantages.
1. Un gain d'espace pour l'archivage au sein de l'entreprise
L'un des plus grands bénéfices de la numérisation des factures est sans aucun doute le gain de place pour l'archivage. La comptabilité doit conserver les documents comptables et notamment les factures clients et fournisseurs plusieurs années. Ceux-ci sont entreposés au format papier au sein de l'entreprise. Cela demande un espace physique pour les stocker.
conserver ses données comptables au format numérique sur le cloud ou un logiciel de gestion électronique des documents (GED) libère la place consacrée aux archives papier. La pièce peut dans ce cas être dédiée à autre chose pour gagner en efficacité : bureau supplémentaire, espace détente, salle d'attente, etc. Cette solution limite aussi considérablement le risque de perdre les documents. Avec le cloud ou un logiciel de GED, ils sont d'ailleurs accessibles par les collaborateurs de l'entreprise où qu'ils soient situés.
2. Davantage de temps gagné et d'efficacité pour la gestion des factures
La dématérialisation des factures papier raccourcit les délais de gestion et de traitement. Elle simplifie et permet d'automatiser certains processus. Les erreurs de saisie sont évitées. Les équipes gagnent ainsi en efficacité et en productivité au quotidien. Elles perdent moins de temps à récupérer les impressions des factures à l'imprimante ou à ranger et rechercher les documents comptables dans les archives. L'envoi des factures aux clients, aux fournisseurs et à l'administration fiscale se fait en quelques clics, tout comme l'enregistrement de chaque paiement.
Grâce à la digitalisation de la facturation, les collaborateurs peuvent se consacrer davantage aux tâches importantes pour le bon fonctionnement et la croissance de l'entreprise. Confier la numérisation de vos factures à un professionnel vous assure également un gain de temps conséquent.
3. Une diminution des coûts liés au traitement des factures papier
Entre l'impression, la mise sous pli, l'affranchissement et le transport, le traitement des factures papier génère un coût important. L'obligation de la facturation électronique en BtoG a permis de constater que la gestion d'une facture client papier oscille entre 14 et 20 €. Et, le traitement d'une facture fournisseur sortante coûte entre 5 et 10 €. Le coût des factures électroniques, quant à lui, s'élève à environ 45 centimes d'euro. La dématérialisation des factures s'avère donc plus économique.
La gestion des factures papier soulève également des questions écologiques : émission de gaz à effet de serre, utilisation de ressources naturelles, etc. Les entreprises qui entament un processus de digitalisation réduisent les coûts environnementaux lors des échanges de documents comptables.
4. Une traçabilité et une sécurité renforcées des données comptables
La digitalisation des factures permet un meilleur archivage et une traçabilité des documents optimisée. Grâce au système de classement et de recherche par mots-clés, le collaborateur accède immédiatement au document comptable recherché et gagne en efficacité. La mise en place d'un logiciel de gestion électronique des documents facilite grandement le traitement des données. Pour protéger l'accès à vos documents électroniques, la plateforme de GED sélectionnée doit être fiable et sécurisée à l'image de Zeendoc.
La numérisation des factures par un professionnel permet également d'assurer l'intégrité et la sécurité des documents. Scan Center vous fournit des reproductions identiques au format PDF ou PDF A/2 respectant la norme ISO 19005-3. Ces documents sécurisés possèdent forcément une signature électronique, une empreinte numérique ou un cachet serveur. Nous répondons aussi à l'obligation de dater chaque document comptable à l'aide d'un système d'horodatage.
5. Un premier pas vers la dématérialisation comptable et l'obligation de la facturation électronique
Numériser les factures et les documents papier du service comptabilité est une amorce du processus de dématérialisation en entreprise. Celui-ci demande réflexion à plusieurs niveaux. Quel document dématérialiser ? Quel mode de classement adopter ? Quelle plateforme de GED choisir ? En plus de numériser vos factures, nous vous accompagnons sur toutes ces problématiques.
Il s'agit également d'une première approche vers l'obligation de la facturation électronique. Déjà requise en BtoG, la facture électronique sera bientôt exigée par l'administration fiscale en BtoB pour les entreprises assujetties à la TVA. Réfléchir en amont à la digitalisation de votre entreprise vous fera gagner du temps et de l'efficience. Vos équipes maîtriseront déjà l'outil de gestion électronique des documents de l'entreprise et les procédés liés à la dématérialisation.
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Pourquoi passer par une entreprise spécialisée pour numériser ses factures ?
Les entreprises pourraient être tentées de numériser elles-mêmes leurs factures papier. Premièrement cela prendrait un temps considérable au service comptabilité qui pourrait plutôt se consacrer à d'autres missions. Ensuite, elles risquent de ne pas respecter les obligations de l'administration fiscale : signature électronique, horodatage, etc. Se faire accompagner par une entreprise spécialisée dans la numérisation des factures papier offre ainsi plusieurs avantages lors du processus de dématérialisation.
La numérisation professionnelle de tous types de factures quel que soit le format
Les entreprises ont tout intérêt à passer par un professionnel pour la numérisation de leurs factures. Cela leur garantit notamment d'être en règle vis-à-vis des obligations de l'administration fiscale. L'arrêté du 22 mars 2017 expose toutes les modalités légales liées à la numérisation des factures papier et à leur archivage.
Chez Scan Center, nous vous fournissons des reproductions à l'identique au format PDF, PDF A/2 ou PDF A/3 quelle que soit la taille du document initial : A4, A3, A0, très grands formats, plans, etc. Elles sont conformes à la norme ISO 19005-3 et possèdent une signature électronique, une empreinte numérique ou un cachet serveur.
Une intégration facilitée dans le logiciel de gestion électronique des documents (GED)
La conservation des documents numérisés et des données est aussi un sujet important. Un professionnel de la numérisation peut vous proposer une solution de stockage adaptée pour vos documents comptables. Vous avez principalement le choix entre une clé USB, un disque dur externe, une plateforme cloud ou un logiciel de gestion électronique des documents.
La numérisation des factures s'inscrit dans un processus de dématérialisation plus global. Numériser ses factures pour les conserver sur un disque dur externe accessible par un collaborateur à la fois, réduit à néant l'effet de la numérisation. Il convient de se demander quelle est la solution optimale pour la digitalisation de son entreprise. Scan Center vous accompagne dans ce choix et facilite l'intégration des données aux logiciels de GED.
Comment se déroule le processus de numérisation des factures de l'entreprise ?
Procéder à la numérisation des factures à l'aide d'un professionnel vous fait bénéficier d'une mise en place rapide et efficace. Voici un aperçu du déroulé de votre prise en charge :
- l'accueil par un professionnel pour un état des lieux du service comptable et un accompagnement vers la solution adaptée pour la gestion des factures ;
- l'établissement du cahier des charges relatif à la numérisation des factures ;
- la prise en charge, le retrait et le transport des documents à numériser de vos locaux à notre centre de numérisation ;
- la numérisation à l'identique des factures en PDF ou PDF/A selon la norme ISO 19005-3 ;
- l'indexation et le classement des documents électroniques dans la solution de stockage sélectionnée ;
- la mise à disposition des données électroniques sur le support ou le logiciel de GED souhaité et la restitution ou la destruction des documents papier au sein de l'entreprise.
Passer par un professionnel pour la numérisation de vos factures représente un coût certain. Celui-ci est néanmoins amorti par le gain de temps et de rendement pour votre service comptable. En tant que spécialistes de la numérisation, nous vous accompagnons tout au long du processus de dématérialisation de votre entreprise en respectant les obligations légales de l'administration fiscale.
