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lundi 17 janvier 2022

La numérisation du patrimoine des entreprises : Définition et avantages

Quelle que soit votre entreprise, elle produit un nombre conséquent de documents. De tous formats, ces documents contiennent des informations essentielles. Les archives d'une entreprise ont une valeur fonctionnelle, mais sont également les témoins de ses succès et de ses échecs. Pour sauvegarder ce précieux patrimoine, la numérisation est la meilleure méthode. Des documents comptables aux collections d'art, découvrez ce qu'est la numérisation du patrimoine des entreprises et pourquoi elle pourrait vous intéresser.

En quoi consiste la numérisation du patrimoine d’une entreprise ?

Avant de vous lancer dans un projet de numérisation de votre patrimoine, il s'agit de comprendre de quoi il s'agit.

Créer des archives numériques à partir de documents papiers

La numérisation du patrimoine des entreprises passe nécessairement par la transformation de documents physiques en fichiers numérisés. Pour le document papier, un simple scanner ou un appareil photo couplé à un logiciel de post-traitement font parfaitement l'affaire. En revanche, la création d'une copie électronique de certains documents techniques volumineux exige une technique et des machines particulières. Il en va de même pour toute entreprise du domaine de la culture devant numériser des œuvres d'art.

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Mettre en œuvre un système d’archivage fiable et pérenne

Au cœur de tous les projets de numérisation du patrimoine, la sécurité est primordiale. La numérisation patrimoniale doit garantir l'intégrité, la sécurité et la confidentialité de votre bibliothèque de documents. En France, si vous souhaitez supprimer votre patrimoine matériel au profit d'un patrimoine numérique, il s'agit même d'une obligation légale, notamment concernant les documents sensibles comme les documents sensibles comme les factures.

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Indexer une bibliothèque de données

Une fois ce patrimoine numérisé, il s'agit de l'organiser dans des bibliothèques cohérentes. Un travail d'indexation pointilleux permet à une société de tirer tout le potentiel dans son patrimoine électronique. Chaque document, information ou œuvre d'art doit pouvoir être retrouvé en quelques clics.

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La numérisation du patrimoine au cœur du processus de dématérialisation des entreprises

Enfin, la numérisation du patrimoine ne doit pas être confondue avec la dématérialisation. La dématérialisation consiste en la production directe d'œuvres et de documents au format numérique afin de se passer totalement du papier. La numérisation est ainsi une étape de la dématérialisation. Si la numérisation est particulièrement intéressante pour une entreprise du domaine de la culture, la dématérialisation est souvent moins pertinente. Les œuvres d'art, collections d'objets d'Histoire et les livres et manuscrits qui sont au cœur de son activité doivent évidemment être conservés physiquement.

Pourquoi la numérisation du patrimoine des entreprises est intéressante ?

Les projets de numérisation des archives d'entreprise sont ambitieux. Ils nécessitent de nombreuses ressources, surtout si votre bibliothèque de documents est polymorphe. Cependant, que ce soit pour la sécurité, l'exploitabilité ou la valorisation de votre patrimoine, sa numérisation présente de nombreux avantages.

La gestion des documents numériques est plus rapide et plus simple

Le premier avantage de sauvegarder son patrimoine dans un format électronique est que cela permet d'en améliorer la gestion. La recherche de n'importe quelle œuvre, livre ou document est largement facilitée. Il est possible de naviguer dans des bibliothèques de données conséquentes en un rien de temps. En termes de productivité, la numérisation du patrimoine est ainsi intéressante pour n'importe quelle société.

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La numérisation permet de mettre en sécurité le patrimoine des entreprises

Le patrimoine de votre entreprise a une grande valeur. Que ce soit parce qu'il contient des documents confidentiels ou des œuvres de grande valeur, sa sécurité est primordiale. Or un document physique ne pourra jamais être sécurisé comme le sont les archives numériques. Placés dans de véritables coffres-forts numériques, vos documents, plans, livres et œuvres d'art sont intouchables. Vous contrôlez qui en a l'accès et avez l'assurance de conserver un patrimoine pérenne pendant de longues années.

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Une archive patrimoniale numérique permet de mettre en valeur son entreprise

Le patrimoine de votre entreprise est le témoin de son passé. Il contient votre savoir-faire, les particularités et les évolutions de vos produits ou de votre service et témoigne des valeurs qui sont les vôtres. En termes de communication, un projet de numérisation du patrimoine est donc extrêmement intéressant. Votre bibliothèque de données vous permettra de mettre en lumière votre histoire. En facilitant la conservation et la recherche des œuvres et documents, la sauvegarde électronique du patrimoine facilite grandement sa valorisation.

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Un patrimoine numérique facilite le travail en équipe dans l’entreprise

Certaines œuvres et certains documents, parce qu'ils sont précieux et vulnérables, sont compliqués d'accès. La mise en place d'un patrimoine numérique permet la mise à disposition de cette bibliothèque. Les collaborateurs de l'entreprise à disposition chaque information dont ils ont besoin. Il leur est également possible de travailler simultanément sur un même document, un même livre ou une même œuvre sans se trouver physiquement au même endroit.

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La numérisation du patrimoine des entreprises pour un gain de place

Pour certaines sociétés, le budget alloué aux locaux est considérable. Cela est d'autant plus vrai dans certaines régions de la France, comme Paris. Les documents numérisés, à condition qu'il s'agisse de copies fiables, vous permettront de supprimer le papier. La numérisation permet ainsi de gagner une place considérable et de faire des économies. Dans le domaine de la culture, les livres et les œuvres peuvent être conservées dans des espaces de stockage sécurisés et peu onéreux, à l'écart du lieu de travail.

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L’archivage du patrimoine facilite les cessions d’entreprises

Les archives numériques facilitent grandement la cession d'entreprise. D'une part, l'inventaire de vos documents étant déjà constitué, cela vous épargnera une charge de travail considérable. Mais, surtout, votre bibliothèque de données et la valorisation qu'elle permet vous permettront de trouver rapidement un repreneur. Un patrimoine numérisé permet de monter rapidement un dossier de cession efficace.

Pourquoi faire confiance à un professionnel pour la numérisation du patrimoine de votre entreprise ?

La numérisation du patrimoine des entreprises n'est pas aisée, elle nécessite un ensemble de machines et de techniques pointues. C'est pourquoi il est préférable de faire confiance à un prestataire de services.

Un gain de temps considérable

Les projets de numérisation sont des projets ambitieux. Si votre entreprise se lance seule dans ce processus, elle devra y consacrer le temps et les ressources humaines nécessaires. Le tout pour un résultat souvent loin de la qualité proposée par un service spécialisé. Un prestataire vous fera ainsi gagner beaucoup de temps et, indirectement, vous fera faire des économies.

Un prestataire en mesure de numériser des documents de tous formats

Un prestataire spécialisé dans la numérisation du patrimoine des entreprises possède le matériel et la technique permettant de numériser n'importe quel format. Livre, œuvre d'art, plans et documents techniques : elle vous garantit de pouvoir numériser fidèlement l'ensemble de votre patrimoine.

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Une bibliothèque numérique ordonnée et parfaitement exploitable

Enfin, l'archivage et l'indexation de votre patrimoine sont primordiaux. Un prestataire conçoit pour vous des archives numériques parfaitement organisées et sécurisées. Ces archives professionnelles permettront de faciliter le traitement et la gestion de votre patrimoine.

Sauvegarder son patrimoine avec la numérisation n'est pas simple. La numérisation de plans et documents pour entreprise tout comme la création d'archives numériques d'œuvres d'art posent de sérieux défis. Mais, accompagnée du bon prestataire, il est possible de numériser n'importe quel patrimoine. Et entreprendre un tel projet apportera de nombreux avantages à votre société.

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