Bien que la tendance commence timidement à s’inverser, la majorité des entreprises continuent d’utiliser en grande quantité le papier pour la gestion de leurs documents professionnels. Factures et comptabilité, gestion RH ou encore processus métiers divers sont généralement indissociables d’une grande consommation de papier, et ce malgré un système de gestion de documents papier souvent intégré à l’entreprise. Toutefois, la gestion sur un support physique tel que le papier possède de nombreux inconvénients en comparaison à une gestion électronique de documents (ou GED). Nous avons sélectionné pour vous les 10 inconvénients majeurs d’une gestion de documents en papier pour une entreprise, tous secteurs d’activité confondus, afin de faciliter votre choix de solutions pour sécuriser et favoriser la transmission de toutes vos informations dans votre entreprise.
Inconvénient n° 1 : la limite de collaboration et de communication
La collaboration entre personnes d’un même service ou de services différents reste particulièrement complexe avec des documents d’entreprise en papier. En cas de besoin de modification, c’est autant de copies papier que de participants à l’édition du document qu’il faut imprimer. Chaque personne applique donc ses propres modifications, une source de rééditions papier supplémentaires, tandis qu’une gestion de documents numérique garantit l’utilisation du dernier document à jour.
Inconvénient n° 2 : l’augmentation des risques de failles de sécurité
La protection des données et des informations générales de l’entreprise est un combat à mener à chaque instant. S’il est un système qui compte parmi les moins sécurisés, c’est bien le papier. Facile à perdre, à voler ou encore complexe à modifier rapidement, le document physique d’entreprise est source de failles de sécurité importantes. Les données numériques, quant à elles, peuvent être cryptées et conservées en toute sécurité sur des logiciels de gestion électronique de documents (GED) et/ou dans un cloud sécurisé.
Inconvénient n° 3 : la perte considérable d’espace de stockage
Sans doute l’un des plus gros points faibles de la gestion papier d’entreprise, le stockage de vos documents prend une place impressionnante dans vos locaux. Plus vous stockez, plus l’espace disponible diminue, sans même parler du temps nécessaire à retrouver un formulaire précis dans cette jungle de documents. La gestion électronique de documents — ou GED — vous permet de réunir une quantité impressionnante d'information dans un seul équipement.
Inconvénient n° 4 : les dommages et les dégradations
Qui dit document d’entreprise en version papier dit également risque important de dégradation ou de dommages, la plupart du temps irréversibles. Un incendie, une catastrophe naturelle ou simplement une erreur humaine peut entraîner la perte d’informations essentielles. À moins d’en posséder une copie numérique, que vous devrez rééditer en conséquence, les dommages et les dégradations de vos documents papier d’entreprise sont généralement une perte d’informations cruciales pour le bon déroulement de votre activité.
Inconvénient n° 5 : la perte et/ou le vol de documents
Selon la sensibilité des informations de votre entreprise sur vos documents administratifs en papier, ces derniers pourraient être la cible de personnes malveillantes. Il suffit d’attendre une baisse de vigilance pour pouvoir voler un document en papier et utiliser les informations sensibles à mauvais escient. En outre, la perte de documents physiques d’entreprise nécessite parfois de recommencer son édition et sa vérification. En somme, une pure perte de temps pour le service concerné.
Inconvénient n° 6 : les problèmes d’édition
Qu’y a-t-il de plus désagréable que de constater, après l’édition d’un document d’entreprise en papier, que ce dernier contient des erreurs de typographie, des coquilles ou même pire, des informations erronées ? En cas d’erreur, vous avez l’obligation de modifier manuellement le document afin de ne pas perdre en crédibilité. Cela implique un traitement de la modification plus fastidieux, sans aucune garantie de ne pas devoir recommencer, tandis qu’une gestion automatique et numérique de documents vous permet une intervention plus rapide tout en limitant le risque d’erreur.
Inconvénient n° 7 : la sécurisation du transport et de la transmission
En tant que dirigeant d’entreprise, vous avez certainement déjà dû connaître les affres du transport et de l’envoi de vos documents professionnels. Complexe, lent et parfois inefficace, l’envoi physique de vos fiches de paie, documents RH et autres documents d’entreprise vous fait perdre un temps précieux. A contrario, une gestion électronique de documents permet un envoi en pièce jointe par mail et ainsi une transmission instantanée des documents, préalablement cryptés le cas échéant.
Inconvénient n° 8 : l’impact environnemental
C’est un fait : les entreprises doivent désormais surveiller leur impact environnemental afin de véhiculer une image positive auprès de leur clientèle, d’autant plus si vous évoluez dans un secteur particulièrement concurrentiel. Les clients sont de plus en plus nombreux à apprécier les actions écologiques d’une entreprise et n’hésitent plus à mettre ce critère dans la balance avant de se positionner sur une structure ou une autre. Par ailleurs, vos collaborateurs peuvent être sensibles à vos démarches pour réduire au maximum votre impact sur l’environnement. Évoluant dans une structure qui respecte leurs valeurs, vos équipes restent fidèles à votre image de marque et améliorent ainsi leur productivité.
Inconvénient n° 9 : les coûts élevés
Nous n’apprendrons à personne que la gestion de documents papier représente un coût non négligeable pour toutes les entreprises, quels que soient leurs effectifs. Au-delà du coût du papier, les coûts associés de consommables (imprimantes, cartouches d’encre ou toners, photocopieurs, enveloppes, fournitures de bureau…) peuvent rapidement grever un budget de fonctionnement. La solution de la gestion numérique des documents d’entreprise s’avère être une solution moins coûteuse sur le moyen et le long terme.
Inconvénient n° 10 : le confort de travail
Autre point fort de la gestion électronique de documents d’entreprise en comparaison à une gestion physique : le confort de travail. Plus besoin de courir après un document papier qui, à force de modifications, perd en lisibilité et donc en efficacité. Directement depuis un ordinateur ou une tablette numérique, les documents d’entreprise sont plus faciles à consulter et à transmettre. Au besoin, ces derniers peuvent être modifiés directement dans le logiciel par les personnes autorisées, de sorte que chaque version du document soit la dernière à jour.
Un système de gestion de documents numérique vous permet de réduire la quantité de papier consommée par votre entreprise. En outre, un logiciel de GED contribue à augmenter l’efficacité de vos salariés et in fine leur productivité. Tout en modifiant l’approche globale du stockage et de la gestion des données de votre entreprise pour plus de simplicité, vous réduisez significativement l’impact environnemental de votre entreprise. Plus simple, moins coûteuse et plus écologique que la gestion papier, la gestion électronique de documents ne serait-elle pas la solution idéale pour votre entreprise ?
