La gestion et le traitement sécurisé des données en entreprise sont des préoccupations essentielles. La dématérialisation progressive des processus a mis en lumière les failles de la gestion traditionnelle des archives papier, que ce soit en termes de stockage ou de confidentialité. En tant que responsable RH, il paraît impératif de réfléchir à l’intégration de solutions informatiques, vous permettant d’assurer notamment la sécurité des dossiers du personnel. Nous revenons ci-dessous sur les risques que vous encourez sur le long terme dans la gestion « physique » de vos dossiers, pour mieux mettre en avant les atouts d’une gestion électronique des documents.
Traitement physique des dossiers : quels sont les risques ?
A l’heure actuelle, de nombreuses entreprises continuent d’utiliser le papier comme support de diffusion et de réception. Cette logique qui a longtemps prévalu dans le monde du travail est sur le point d’être remise en question, pour des raisons évidentes liées à une gestion plus responsable des ressources et des consommables. Le traitement efficace des données en entreprise représente également un enjeu majeur sur le long terme.
Une perte de temps et de productivité
Quel que soit le service concerné, l’utilisation du papier pour la gestion documentaire représente une perte de temps considérable. Les services RH sont particulièrement exposés à cette situation, puisqu’ils ont à traiter quotidiennement des documents de diverse nature (bulletins de paie, factures, contrats de travail et contrats fournisseurs, etc…). L’association Information et Management estime ainsi qu’un employé peut passer jusqu’à 7h30 par semaine à rechercher des documents papier (source aim.asso).
Des problématiques de conservation et de sécurisation
Le papier a toujours représenté une difficulté pour les entreprises, que ce soit en matière de stockage ou de préservation des données sensibles. En effet, les méthodes d’archivage classique ne permettent pas d’assurer la sécurité du patrimoine documentaire à 100% (risques d’incendie, dégât des eaux, erreurs humaines, etc…). En d’autres termes, la conservation numérique permet de garantir l’intégrité des données, en plus de leur apporter une plus-value essentielle dans la lutte contre les fraudes, grâce à une traçabilité améliorée (signature ou empreinte électronique).
La numérisation, nouvelle solution de sécurisation
Comme nous l’avons vu, la numérisation documentaire est en mesure de garantir une protection pérenne et hautement sécurisée à toutes vos données RH. Cette politique peut prendre plusieurs formes, selon la situation dans laquelle vous vous trouverez et les besoins auxquels vous êtes confrontés.
Démarche de numérisation en interne
Pour de multiples raisons, vous pouvez choisir de numériser vos documents par vous-même, en confiant cette tâche à vos collaborateurs. Cette solution, bien qu’économique en apparence, vous fera perdre un temps précieux en plus d’impacter la productivité de vos salariés. Dès lors, vous pouvez choisir de confier cette tâche à une équipe de professionnels détachée, qui procèdera à la numérisation de vos données sensibles dans les murs de votre entreprise.
Externalisation de la démarche de numérisation
L’externalisation de tout ou une partie du processus de digitalisation de la gestion documentaire est la solution la plus populaire pour les services RH. Elle permet, par l’intermédiaire d’un tiers archiveur, d’élaborer un véritable projet de numérisation dans le respect des exigences réglementaires courantes. Au terme du processus, vous obtenez un document « fidèle » au document papier originel. Ce qui vous permet de réduire les coûts de stockage et optimisera les délais de classement et de recherche. Grâce aux prestations de l’atelier de numérisation Scan Center, vous conservez le contrôle absolu sur la lecture de vos données les plus confidentielles, en définissant par exemple un accès limité à vos archives à un groupe défini de collaborateurs.
Comment la GED aide à l’optimisation de la fonction RH
Le service ressources humaines (RH) est possiblement le plus sollicité en matière de traitement des dossiers. Retenons quelques chiffres au passage : la France compte près de 25 millions de salariés à l’heure actuelle. Chacun d’entre eux dispose d’un dossier personnel, faisant l’objet d’une conservation par le service RH. L'ensemble représente à lui seul près de 5 milliards de feuilles, et chaque salarié échange annuellement environ 200 documents avec son employeur.
L’intérêt d’une gestion électronique des documents
La Gestion électronique des documents (ou GED) peut apporter une contribution décisive au traitement des données contenues dans ces documents, grâce notamment à un processus d’automatisation. En tant que responsable RH, vous avez besoin de pouvoir gérer rapidement les dossiers salariés, de classer simplement les documents de manière à les retrouver de manière instantanée et de vous constituer idéalement un patrimoine documentaire ainsi qu’une CVthèque.
Comment Zeendoc peut vous aider à exploiter le potentiel de vos données ?
Zeendoc est actuellement la solution Saas numéro 1 sur le marché de la gestion électronique des documents en entreprise. Au-delà de la seule politique d’archivage numérique, elle permet d’automatiser certains processus, tout en simplifiant les relations avec vos collaborateurs.
Les avantages de la dématérialisation des dossiers du personnel
Au sein de certaines entreprises, les documents du personnel sont encore conservés via des méthodes d’archivage et de classement hétérogènes : stockage dans des armoires à archives sur site ou hors site, documents stockés uniquement sur l’ordinateur du responsable RH, etc… Toutes ces situations empêchent purement et simplement le partage et la recherche documentaire.
Un traitement amélioré des flux de documents
Les services RH qui font le choix de la dématérialisation permettent aux salariés d’accéder à un espace personnel dédié, et d’en visualiser le contenu. Le téléchargement des pièces administratives devient dès lors possible, et les bulletins de paie ne sont plus égarés ou abîmés. Cette expérience utilisateur donne également l’opportunité à chaque collaborateur d’être plus autonome et responsable.
Une conformité plus grande avec la RGPD
L’archivage électronique obéit aux mêmes règles et principes que les archives papier. L’intérêt supplémentaire réside ici dans le stockage sécurisé des documents numériques les plus sensibles, à l’intérieur d’un coffre-fort virtuel. Cet outil numérique protège les données contre toute tentative de fraude ou de piratage. Une telle méthode de conservation entre directement en conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
Comme vous pouvez le constater, la dématérialisation des process en RH ne se limite pas à une transformation des documents sous format électronique. Cette politique ambitieuse répond également à un besoin de refonte de la logique de fonctionnement du service RH. Ainsi donc, la dématérialisation RH comprend non seulement la dématérialisation des documents, mais aussi des processus.
