Tout savoir sur la numérisation de documents, en moins de 5 minutes

lundi 11 octobre 2021

Les différences entre numérisation et dématérialisation

Depuis quelques années, deux termes ont fait l'apparition dans notre quotidien...  Numérisation et Dématérialisation. Ces mots sont souvent confondus et parfois il arrive même de les mélanger. Cependant, il est essentiel pour une entreprise ou une collectivité de bien les définir et de comprendre les principales différences entre ces deux termes.

Si vous lisez cet article, vous êtes probablement intéressé par l'un de ces deux termes, c'est pourquoi nous reviendrons dans un premier temps sur les définitions ainsi que sur les différences afin de pouvoir connaître les forces et les opportunités qu'ils peuvent apporter à votre organisation. De plus cela retirera sans nul doute, toutes les fausses idées que vous pouviez avoir...

Numérisation et dématérialisation : deux concepts complémentaires

Dans les faits, la numérisation et la dématérialisation sont deux concepts qui vont souvent de pair. C'est d'ailleurs la raison pour laquelle on les confond si souvent !

D'une part, la numérisation s'accompagne très souvent d'une logique de dématérialisation. Les documents ne sont pas simplement numérisés, ils sont ensuite analysés, classés et rendus accessibles dans des environnements virtuels. Ils rejoignent ainsi d'autres documents produits nativement au format numérique dans des bibliothèques communes.

Les techniques de numérisation sont encore essentielles à la dématérialisation. D'une part, avant de se mettre à produire des documents directement dans des formats numériques, les entreprises doivent numériser chaque document analogique qu'elles possèdent. Mais, surtout, le choix est encore laissé aux clients, aux fournisseurs et aux collaborateurs (pour leurs fiches de paie, par exemple) de continuer à recevoir les documents au format papier. Dans les faits donc, les entreprises qui ont entrepris le virage de la dématérialisation continuent de produire des documents analogiques. Elles doivent ensuite les numériser pour les inclure dans leurs bibliothèques de fichiers.

Si, du point de vue de leur définition, numérisation et dématérialisation sont deux concepts bien distincts, alors dans la réalité l'un va donc rarement sans l'autre.

Une chose est sûre, le numérique gagne une importance croissante dans le fonctionnement des entreprises. La numérisation, en cours depuis les années 90, passe peu à peu le relais à la dématérialisation. On peut considérer que ces deux concepts représentent chacun une étape d'une logique globale. Reste que, pour entreprendre les stratégies adéquates pour votre entreprise, il est nécessaire de comprendre quelles sont leurs différences.

Si vous souhaitez numériser les documents de votre entreprise, le plus simple reste de confier cette tâche à un professionnel. Vous vous assurerez que chaque document sera correctement numérisé, sa valeur légale restera ainsi inchangée. Chez Scan Center, nous mettons nos 20 ans d'expérience à votre disposition et numérisons vos documents quelle que soit leur nature ou leur format. N'hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos besoins !

la-numerisation-cest-quoi

Qu’est-ce que la numérisation ?

Pour aborder simplement le thème, la numérisation de documents consiste à créer un document numérique à partir d'un document papier. Numériser, c'est créer des données numériques à partir d'un objet physique. Cela peut se faire à l'aide d'un scanner si l'on parle d'un document comme une feuille en format A4, ou d'autres appareils selon le format que l'on cherche à numériser.

La numérisation est ainsi un phénomène assez ancien : on photocopie des documents depuis les années 90. On peut d'ailleurs remonter plus loin dans l'histoire de la numérisation : les CD de musique, apparus dans les années 80, consistent à transformer un son en données numériques. Numériser un document n'a donc rien de nouveau. Nous avons rapidement vu l'intérêt de créer une copie électronique des documents papier, ceci à des fins d'archivage ou de diffusion.

D’après le dictionnaire LAROUSSE, la numérisation est : « Un procédé permettant de représenter des objets (image, son, signal) par des suites de nombres binaires… On peut, par exemple, transformer une image classique en image numérique à l'aide d'un scanner. Un appareil photo et une caméra vidéo numériques permettent également d'obtenir directement des images numérisées ».

De façon plus ludique, la numérisation, et plus distinctement, la numérisation de documents d’entreprises consiste à échanger et commuter un support physique comme une feuille papier en un format numérique comme un PDF. Afin de réussir ce procédé, une entreprise doit passer par plusieurs phases comme :

  • L’inventaire des documents à numériser
  • Le contrôle des documents
  • Le traitement ou le nettoyage des archives
  • La numérisation
  • L’indexation ou le classement
  • La mise à disposition ou la consultation
  • L’archivage, la restitution, voire la destruction (en fonction du document).

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation est un phénomène global, un processus. L'objectif est, dans le milieu de l'entreprise, de tendre à un partage de documents / informations entièrement numériques. Dans le contexte de la dématérialisation, le document au format papier n'a plus lieu d'être.

Pour ce faire, les documents ne sont pas numérisés, ils sont directement produits ou reçu au format électronique. C'est toute l'organisation de l'entreprise qui est transformée : les process sont accélérés, les documents sont signés de manière numérique, l'archivage se fait sur un serveur ou dans le Cloud. De nombreuses solutions de dématérialisation interviennent et se complètent afin que la production, le traitement et la conservation des documents puissent se faire dans un environnement totalement numérique.

numerisation-de-documents

Numérisation et dématérialisation : 10 différences importantes

Pour y voir plus clair sur les différences qui existent entre numérisation et dématérialisation, voici, en 10 points, les principales différences entre ces deux termes voisins.

1. La numérisation est un acte, la dématérialisation un processus

La numérisation peut se cantonner à un acte simple, mais fastidieux et sans valeur ajoutée. Scanner un document papier, c'est créer des données numériques à partir d'un support physique. Quand on crée un scan à partir d'un document, on le numérise donc. Il n'y a pas nécessairement besoin d'autres paramètres : bien que la numérisation soit souvent considérée comme un processus global par les entreprises, elle peut également se cantonner à des actes aussi simples.

La dématérialisation, quant à elle, n'est pas un acte, mais une série d'actes. Il s'agit d'un projet, d'une stratégie. Elle englobe tous les moyens mis en place pour numériser la production, l'archivage et la diffusion des documents.

L'une des principales différences entre la numérisation et la dématérialisation tient donc à leur nature. Numériser est un acte fastidieux et complexe, dématérialiser est un objectif.

2. La dématérialisation permet de se passer totalement de papier

Lorsque l'on dématérialise et que l'on passe à une gestion électronique du document, le projet est de se passer totalement du papier. On parle d'objectif "zéro papier". Le document est produit numériquement et toutes les étapes de son traitement peuvent être réalisées au format électronique, comme la signature.

La numérisation, quant à elle, ne peut pas se passer de papier. Sa nature même est de créer des données à partir d'une réalité physique. Le document papier précédant l'image numérique qui en sera la copie, il est impossible de se passer du format physique.

dematerialisation-de-documents

3. La dématérialisation permet de préserver l’environnement

Cette indépendance vis-à-vis du papier fait de la dématérialisation un allié de choix pour l'écologie. En effet, dans un contexte où les entreprises produisent une quantité exponentielle de documents, la production de documents physiques représente un véritable problème écologique. En produisant directement un document au format numérique et en évitant de l'imprimer pour le signer ou le diffuser, le processus de dématérialisation évite la production de milliers de tonnes de papier et préserve nos forêts.

La numérisation repose quant à elle sur un document physique. Elle ne permet donc pas de se passer de papier. Cependant, elle est la première étape essentielle pour libérer de l’espace, redonner vie aux documents.

4. La numérisation améliore la productivité

La numérisation a un impact évident sur les processus métier : l'information et les documents circulent de manière bien plus fluide, il est plus facile d'envoyer des documents numérisés par mail qu'un document papier par voie postale.

  • Cependant, la numérisation ne bouleverse pas les processus métier comme peut le faire la dématérialisation. Avec la dématérialisation, ce sont l'ensemble des tâches liées à la production, au traitement et à la recherche des documents qui est supprimé. Les process sont plus rapides, plus clairs et la qualité de travail radicalement améliorée. En effet, libérés de ces tâches chronophages, les collaborateurs sont libres de se consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée. Les métiers de la comptabilité et des ressources humaines sont totalement repensés et leur productivité est multipliée.

La numérisation des documents améliore les processus métier, mais seule la dématérialisation permet une véritable conversion d'une méthode de travail à une autre et un gain drastique de productivité.

5. La numérisation requiert du matériel pour être mise en place

Pour numériser un document papier et le transformer en fichier numérique, un équipement est nécessaire. Il peut s'agir d'un scanner ou tout autre matériel de préférence professionnel, permettant de numériser une image correctement. En fonction des formats attendus, il peut être compliqué de se procurer cet équipement. Certains documents numériques doivent en effet être des copies conformes au document analogique pour obtenir une valeur légale.

Pour cette première étape de dématérialisation, nous vous recommandons de passer par un prestataire externe spécialisé dans le domaine de la numérisation et de la dématérialisation comme notre atelier Scan Center. Il vous permettra d’effectuer toutes les étapes de la dématérialisation de vos documents :

  • Inventaire de vos documents
  • Contrôle
  • Traitement
  • Indexation
  • Consultation en ligne depuis votre Gestion Électronique de Documents (GED)
  • Restitution physique et électronique

En plus d’un savoir-faire spécifique au domaine, nos équipes vous ferons réaliser un gain de temps sur cette première étape fastidieuse.

Pour la mise en place de la dématérialisation, il n'est en revanche pas nécessaire de se procurer du matériel. Un logiciel de gestion électronique des documents est suffisant pour la production, la gestion et la conservation de l'information. Ce logiciel peut même être accessible en SaaS, c'est-à-dire qu'il n'est pas nécessaire de l'installer sur les ordinateurs de l'entreprise ou de devoir faire des mises à jour. Les collaborateurs y accèdent directement depuis le Cloud.

6. La dématérialisation permet de classer les documents et de les retrouver rapidement

Une grande différence entre la numérisation et la dématérialisation, c'est que cette dernière procède à un classement méticuleux des différents documents numériques. Un logiciel de GED est, la plupart du temps, capable d'analyser automatiquement un document et de le classer dans des classeurs. Chaque collaborateur est ainsi libre d'effectuer une recherche quand il le souhaite et de retrouver une information en quelques secondes.

La numérisation, quant à elle, n'inclut pas cette étape d'indexation et de classement des documents. Sans une très bonne organisation de l'entreprise, ils sont susceptibles d'être perdus comme peut l'être un document analogique.

7. La dématérialisation permet de mieux fluidifier l’échange d’informations

Certes, la numérisation permet de fluidifier l'échange d'information. Numériser un document permet de l'envoyer bien plus rapidement à plusieurs destinataires à la fois. Le document électronique présente à ce titre un avantage indéniable par rapport au document analogique.

Mais les solutions de dématérialisation vont beaucoup plus loin dans la fluidification de l'information. Le fait qu'elle dote les collaborateurs d'un système organisé au sein duquel les informations peuvent être recherchées en quelques clics est un point crucial, mais ce n'est pas le seul. Un environnement dématérialisé permet notamment aux salariés de travailler sur un même document en ligne. Il est également possible, à tout moment, de suivre l'avancement d'un projet. Ainsi, tout le monde a une vision claire sur l'avancement du travail de ses collègues. Les process sont clarifiés et les malentendus évités.

fluidification-de-l-information

8. La dématérialisation permet des économies plus conséquentes

La numérisation permet de réaliser quelques économies. En effet, les frais d'affranchissement et les ressources humaines dédiées à l'envoi et la réception des documents papier sont supprimés. De plus, les archives numériques peuvent permettre d'économiser de l'espace dans les locaux de l'entreprise et de faire des économies de loyer.

Mais pour réaliser des économies significatives, la dématérialisation est une étape obligatoire. Elle permet, dans un premier temps, de supprimer les coûts liés à la production du document analogique initial. Plus besoin d'imprimante ou de papier, le document est produit directement au format électronique. Mais, surtout, elle permet aux collaborateurs de gagner en productivité. Le temps normalement consacré aux tâches à faible valeur ajoutée liées au traitement du document analogique peut être alloué à des tâches de plus grande qualité. Ce gain de productivité permet indirectement aux entreprises d'économiser beaucoup d'argent et de temps en mettant en place une gestion électronique du document.

9. La numérisation n'accélère pas les délais d’une entreprise

Si les clients et les fournisseurs réclament unanimement le passage à un traitement électronique de l'information, c'est avant tout grâce au gain de temps que cela permet. Numériser des documents (comme la numérisations des archives, la dématérialisation des plans etc.) analogique permet effectivement de l'envoyer plus rapidement, mais seul un environnement dématérialisé complet permet d'assurer chaque étape de son traitement.

L'un des points cruciaux de la dématérialisation par exemple est la signature électronique. Ce procédé permet de gagner un temps précieux : en quelques minutes, le circuit de validation entier du document peut être réalisé. Avec un document analogique, ce circuit prend souvent des jours, voire des semaines. Résultat : tous les délais d'attente sont réduits, ce qui profite autant à l'entreprise qu'à ses clients et ses fournisseurs.

10. La numérisation n’impacte pas l’image de marque d’une entreprise

Enfin, la dématérialisation est dans l'air du temps. Que ce soit pour les clients ou les fournisseurs, le fait qu'une entreprise soit dotée d'un système de gestion électronique de document est perçu de manière positive. Plus actuelles, meilleures pour l'environnement et plus efficaces, les solutions numériques donnent à une société une image moderne et innovante. Cette amélioration de l'expérience client se traduit notamment par une augmentation nette du taux de transformation.

La numérisation, quant à elle, impacte peu les liens entre une entreprise et ses clients. Par conséquent, elle n'a pas de réelle influence sur l'image de marque des entreprises.

Pourquoi choisir le Scan Center pour dématérialiser vos documents ?

Le Scan Center peut dématérialiser vos documents quel que soit leur format, de la simple feuille A4 ou A3 aux plans et formats plus importants comme des documents patrimoniaux ou encore des documents cadastraux.

Notre atelier de numérisation pratique la dématérialisation depuis plus de 20 ans. Cette dématérialisation est pratiquée avec le suivi des normes de sécurité française.

En plus d’un travail de qualité, nos spécialistes vous apporteront tous les conseils pour adapter nos offres à vos besoins.

Avec un savoir-faire de plus de vingt-ans, notre atelier de numérisation de plus de 1000 m2 est équipé des toutes dernières technologies de capture d’informations pour vous garantir des travaux à valeur ajoutée et une réactivité des plus importantes.

gagnez-de-la-place-en-numerisant

Partager cette page 

D'autres actualités

Le bon endroit pour savoir tout ce qu'il se passe autour du SCAN Center

Tout savoir sur la numérisation de documents

Tout savoir sur la numérisation de documents

La question de la gestion proactive des archives physiques est une réalité que les entreprises affrontent au quotidien. En effet, la plupart des structures professionnelles consacrent un temps considérable à la recherche documentaire, avec une garantie de résultat...

Pin It on Pinterest