Dématérialisation : quels gains pour l'entreprise ?

Les enjeux des projets de Gestion Électronique des Documents sont nombreux. Alors, dématérialisation : quels gains pour les entreprises ? Que gagnent les entreprises à dématérialiser ?

En France, les secteurs public comme privé se lancent massivement dans des projets de dématérialisation, dans l'espoir de bénéficier des avantages des solutions électroniques. Mais quels gains peut-on attendre de la dématérialisation ? 4 points importants à retenir :

  • gain de temps,
  • gain d'espace,
  • gain financier,
  • gain écologique.

Tour d'horizon de tous les avantages de la dématéralisation au sein de l'entreprise.

Le gain de temps, l’atout indéniable de la dématérialisation

La dématérialisation des documents (factures, fiches de paie, contrats, tout type de documents administratifs) et des processus de traitement, validation, classement…liés à ces documents, permet un gain de temps important pour les entreprises et les collectivités. L'utilisation de solutions électroniques permet d'automatiser certaines tâches, de simplifier le travail en équipe et d'améliorer la gestion des flux de documents. La suite de l'article nous l'explique en détails.

Une entreprise qui opte pour une Gestion Électronique des Documents (GED), et passe donc par de l'archivage numérique, s'affranchit de la recherche documentaire, voire dans certains cas, économise les services d’un achiviste.  Toutes les données et les documents de l'entreprise sont disponibles dans une base unique accessible en quelques secondes via un logiciel résident ou une application dans le cloud.

En France, l'administration fiscale reconnaît la même valeur juridique à un document électronique – copie ou original – qu'à son homologue physique, sous certaines conditions. Les entreprises et les collectivités peuvent donc s'affranchir en grande partie de leur obligation légale d’archivage physique et de toute l'administration (classement, suivi) qui y est liée. Les collaborateurs de chaque service gagnent un temps considérable et peuvent se concentrer sur le traitement des informations et à l’analyse et la prise de décision.

En effet, qu’ils soient liés au passé récent ou à l’activité présente de l’entreprise, les documents sont tous au format numérique et peuvent être rapprochés (rapprochement BL et facture), comparés (dépenses avec tel fournisseur dans le temps), liés (constituer des dossiers virtuels comme un dossier RH avec toutes les pièces liées au salarié depuis son arrivée dans l’entreprise…)

L'automatisation des processus

La mise en place d'un projet de dématérialisation permet d'accélerer les processus métier en facilitant la gestion des flux de documents. Quand on reçoit des documents au format papier (factures clients, factures fournisseurs, contrats de travail, …), il faut identifier les données qu'ils contiennent, puis les distribuer aux différents services concernés. 

Une facture électronique est analysée par le logiciel de GED dès sa réception dans le Système d'Information (SI) de l'entreprise. L'application l'envoie automatiquement au service comptable et dans le système d'archivage électronique de la GED. De plus, il détecte les données utiles (ex : données du client, montants, date, TVA…) et les transmet aux différents logiciels du SI. A l’inverse, on peut aussi chercher à partir de différents logiciels des documents stockés dans la GED.

Ce type d’automatisation s’applique à bien d’autres tâches administratives :  les relances de factures clients ou les échanges récurrents entre les différents services, par exemple.

Le travail en équipe à distance

Les avantages et le gain de temps liés à la dématérialisation concernent également l'organisation globale du travail en entreprise. La mise en place d'une solution de GED permet le travail simultané de différents collaborateurs sur un même projet grâce à un portail en ligne commun et des outils électroniques. Il est très facile d'échanger des documents et de partager les tâches entre les services, un gain de temps considérable en télétravail ou pour des services distants, mais aussi pour faire tomber les silos entre départements. 

Plus besoin de réunions à rallonge et d'impressions papier, la dématérialisation facilite le travail à distance et les traitements administratifs en déplacement (notes de frais, validations de factures, traitement et distribution du courrier entrant…). Un employé en rendez-vous avec un client peut communiquer en temps réel avec l'entreprise grâce à des processus numériques d'échanges de données (entrants ou sortants). La signature électronique, quant à elle, permet à tous les collaborateurs de signer des documents sans avoir besoin de se déplacer, accompagnée bien sûr au préalable de circuits de validation.

Un gain d'espace ou quand la dématérialisation permet de gagner de la place

L'utilisation de documents au format papier nécessite des solutions d'archivage physique et prennent de la place. Un projet de dématérialisation est une solution efficace pour gagner de l'espace et notamment du foncier au sein d'une entreprise.

Réduire la taille des archives papier

Savez-vous que 80% des documents archivés en interne sont conservés inutilement (principalement en raison de doublons) ?

Les archives destinées à la protection des documents papier durant leur durée légale de conservation nécessitent souvent beaucoup d'espace dans l'entreprise ou dans des locaux extérieurs. Utiliser une Gestion électronique de documents (GED) permet de réduire radicalement l'espace utilisé pour le stockage du papier. Dans le cas où une copie numérique fidèle et fiable a été faite, l'administration fiscale peut permettre la destruction du document papier original (Facture, note de frais…) pour gagner encore plus de place. 

Même si un projet de cette ampleur ne permet pas de supprimer complètement les archives papier, il permet cependant aux entreprises de gagner de l'espace dans les bureaux des employés, ce qui rend le lieu de travail bien plus agréable !

Supprimer le matériel lié aux documents manuscrits

La quantité de factures et autres fiches de paie qui remplissent les étagères des archives d'entreprise ne sont pas les seules à demander de l'espace. La dématérialisation des documents permet également de réduire l'utilisation et le nombre d'outils liés au traitement du papier. De plus, la dématérialisation favorise le télé-travail.

Gagner de l'espace lors du transport des documents

Dématérialiser les documents sert également à gagner de l'espace à l'extérieur. Avec le papier, un commercial qui va négocier la signature d'un nouveau contrat à l'extérieur doit apporter toute la documentation nécessaire. De plus, la solution électronique permet de partir confiant en ayant envoyé les documents via un échange de données numérique. En France, l'État reconnaît la signature électronique comme l'égale de la signature manuscrite.

Un gain financier en réduisant les coûts grâce à la dématérialisation

Autre avantage conséquent : les gains financiers. Faire des économies est également une des motivations centrales de l'État pour le projet de dématérialisation complet des services publics, planifié pour 2022 (dématérialisation de 100% des démarches administratives) ainsi que l’obligation de passer à la facture électronique d’ici 2025 pour toutes les entreprises. En effet, l'utilisation du papier dans les différents processus métier a un coût non négligeable.

Suppression des coûts liés au papier

Que ce soit dans le secteur privé ou au sein des mairies et collectivités, tous les acteurs économiques tendent à limiter l'utilisation du papier pour réaliser des économies. Les dépenses sont multiples et les avantages de ce support sont limités (ex : échanges de documents fastidieux). Mais avant de mettre en marche son plan de dématérialisation, il est important de mesurer l'importance de ces coûts et leurs différentes natures. 

On peut citer :

  • le coût des fournitures (encre, papiers, enveloppes) ;
  • le coût du matériel (scanner, photocopieuse, mobilier) ;
  • le coût du traitement des documents et de leur archivage ;
  • les coûts énergétiques liés à la gestion et à la conservation des documents.

En général, les entreprises cherchent d'abord des solutions de dématérialisation permettant de réaliser des économies à court terme, sur des dépenses facilement quantifiables. Il est très facile pour une entreprise de savoir combien de factures clients et de factures fournisseurs elle émet et reçoit chaque mois. Il en est de même pour les bulletins de salaire.

La dématérialisation  permet également d'éviter les frais d'affranchissement et d'envois multiples. De plus, elle assure un meilleur suivi de l'information ou du document (facture, fiche de paie). Cela participe à améliorer l'état de la relation client, de la relation fournisseur, ainsi que la relation entre employés et services d'une même entreprise. 

Focalisation du personnel sur les activités à forte valeur ajoutée

En plus de réduire le prix de la facturation et des échanges électroniques, le temps libéré par l'automatisation des tâches répétitives peut être réutilisé pour des missions ayant une réelle valeur ajoutée. Par exemple, un service comptable n'a plus besoin de rentrer manuellement les données comptables d'une facture dans son logiciel, grâce à la reconnaissance automatique des informations. Les employés font du travail plus valorisant et gagnent en motivation et en productivité. La gestion numérique des documents facilite aussi les collaborations avec des freelances et des partenaires extérieurs.

Calculer la productivité d'un employé sur une tâche ou les retombées financières liées à l'état des relations clients-fournisseurs n'est pas forcément évident. C'est pourquoi il peut être utile de demander conseil à un éditeur de GED ou à ses revendeurs certifiés avant de choisir une offre.

Le gain écologique ou comment réduire son empreinte grâce à la dématérialisation

La dématérialisation des données permet de réduire l'empreinte écologique des entreprises. Les collectivités locales, le monde de l'entreprise et tous les services publics produisent de nombreux documents papier : factures fournisseurs, factures clients, bulletins de paie, etc. 

Chaque année, en France, ce sont des centaines de milliers de tonnes de déchets de papiers qui sont jetés au bureau, souvent sans y être recyclés. La mise en place d'un plan de dématérialisation et d'une Gestion Électronique des Documents adaptés aux besoins d'une entreprise lui permet de réduire son empreinte carbone de plusieurs manières.

Tendre vers un objectif zéro papier

Si un objectif zéro papier est irréalisable pour beaucoup d'acteurs publics et privés, la mise en place d'un projet de dématérialisation permet de limiter l'empreinte écologique liée aux papiers. 

En créant directement des factures, devis et autres documents au format numérique, on limite les impressions papier directement. La numérisation des documents permet quant à elle de détruire certains originaux et de réduire l'importance de l'archivage physique.  

On améliore donc l'empreinte écologique de l'entreprise sur tous les plans : reproductions multiples de documents papier, coûts énergétiques du matériel et de l'archivage, etc.

La dématérialisation des documents a un potentiel écologique très important.

Nous vous parlerons dans un prochain article de la « dématérialisation responsable », en attendant vous pouvez vous référer à notre programme Green & Zen comme Zeendoc !