Tout savoir sur la numérisation de documents, en moins de 5 minutes

mercredi 1 septembre 2021

Corse Net Infos – Scan Center à Ajaccio, la solution de numérisation

Numériser veut dire créer une copie numérique d’un document au format papier. L’objectif est de passer le document papier dans un scanner pour ensuite retirer l’essence du document afin de procéder à l’archivage du fichier numérique et de ses informations en ligne.
La vocation de la dématérialisation est d’avoir toutes les informations stockées de façon numérique afin de permettre un échange de données simplifié, un espace d’archive physique réduit et une réduction des coûts de gestion et de stockage.
Cet outil s’adresse donc aux TPE, PME et aux Collectivités locales. La numérisation est un phénomène qui touche tout le monde. Les professionnels numérisent des documents fiscaux, RH, comptables, sociaux… dossiers client, fournisseurs, …dossiers patients… etc…
La dématérialisation est compatible avec n’importe quel secteur d’activité. Les particuliers, quant à eux, peuvent numériser des papiers d’identités, des documents d’assurance, des déclarations d’impôts etc…

Une question légitime que l’on peut se poser concernant la numérisation de nos documents est :

« Est-ce qu’un document numérique à la même valeur légale que son document original ? »

La réponse est oui. En effet, depuis plus de 5 ans la copie numérique est considérée comme équivalente au document papier, sous réserve de certaines conditions. En effet, il permet au document numérisé d’être absolument identique à l’original : de conserver ses couleurs originales, de n’apporter aucun traitement à l’image et si l’image est compressée, de garder la même qualité du document. Aussi, le document est conservé en format PDF ou PDF A/3 et dispose d’une empreinte numérique. Cela signifie qu’il a par exemple une signature électronique, un cachet électronique ou encore un horodatage électronique. Toutes les conditions précises à la numérisation d’un document sont indiquées dans l’article n°1379 du Code Civil. Ensuite, tous les systèmes et outils utilisés dans le processus, comme le(s) scanner(s) ou le logiciel de GED, sont détaillés dans un document archivé tout comme l’historique de l’opération, à savoir la numérisation et l’archivage du document. Enfin, le Scan Center apporte des mesures de sécurité mises en place pour garantir la numérisation, l'archivage optionnel dans Zeendoc et le traitement de la copie électronique.

Autre point important concernant la numérisation, la durée légale de conservation des documents numérisés. Que cela soit pour des documents numérisés ou en format papier, la règlementation est la même. Les entreprises ont l'obligation de respecter des durées minimales de conservation précises pour tout document reçu ou émis durant l'exercice de leur activité. Mais les durées minimales sont différentes en fonction de certains secteurs d’activité et de la typologie des documents.

Les avantages de la numérisation

Partage de document facilité

Envoyer un document par mail est bien plus facile que de poster une lettre ou de la remettre en main propre. L’efficacité est accrue et la perte de temps réduite. Aussi, la numérisation permet à n’importe qui au sein de l’entreprise d’accéder en temps réel au document numérisé, tant que l’accès lui est autorisé.

Minimisation de l’espace de stockage

Avec la numérisation, vous n’avez plus besoin de conserver l’intégralité de vos documents physiques. Cela va considérablement réduire la quantité de classeur dans vos étagères et vous faire économiser les coûts liés au stockage des fichiers en format papier. À commencer par les dossiers commerciaux ou logistiques par exemple…

Démarche écoresponsable

En effet, la numérisation réduit la consommation de papier. C’est un premier geste contre la déforestation et le réchauffement climatique car cela préserve la forêt.
Et d’autre côté, cela permet de stocker dans une base ses archives et d’éviter les multiples copies sous diverses formes et dans divers systèmes et d’éviter l’infobésité numérique. Enfin, Cela permet aussi de faire des économies sur l’achat de papier et sur l’imprimerie ainsi que sur le transport (courrier postal).

De la numérisation à la dématérialisation

Comme nous l’avons définie, la numérisation de documents d’entreprise est la création d’un document numérique à partir d’un document papier. C’est donc un acte précis. Quant à elle, la dématérialisation est un phénomène global, un processus. L’objectif est de tendre à une production, une consultation et un envoi de documents entièrement numérique. Dans ce contexte-là, le document papier n’a donc plus lieu d’être. Pour ce faire, les documents ne sont pas numérisés, ils sont directement produits au format électronique. C'est toute l'organisation de l'entreprise qui est transformée : les processus sont accélérés, les documents sont signés de manière numérique et l'archivage se fait sur un serveur ou dans le Cloud. De nombreuses solutions de dématérialisation interviennent et se complètent afin que la production, le traitement et la conservation des documents puissent se faire dans un environnement totalement numérique.
Grâce au Scan Center et à Zeendoc, vous pourrez passer progressivement à la dématérialisation de vos documents. En effet, Zeendoc est un logiciel de gestion électronique de document (GED) qui vous permettra de disposer, de diffuser et de partager l’information en temps réel avec n’importe qui au sein de votre entreprise (ou en dehors…) et quel que soit votre secteur d’activité. Il fait gagner en productivité, archive et sécurise tous les documents, de quelle que nature qu’ils soient, en accord avec la réglementation. On pourrait comparer la solution à un grand classeur numérique ou une grande armoire virtuelle mais la plupart de nos utilisateurs le qualifient d’assistant personnel au quotidien car il fait bien plus que du stockage !

La dématérialisation a 4 avantages majeurs

Gain de temps

L'utilisation de solutions électroniques permet d'automatiser certaines tâches, de simplifier le travail en équipe et d'améliorer et maîtriser le flux de données. En moyenne, nous passons 7h30 par semaine à rechercher des documents. Avec une solution de GED, vous pouvez retrouver en quelques clics n’importe quel document. Aussi, vos documents sont accessibles en tout lieu et à toute heure. En effet, vous pouvez les retrouver via n’importe quel appareil numérique : ordinateur, tablette ou smartphone.

Gain d’espace

Par définition, la dématérialisation a pour objectif le « zéro papier ». Elle permet donc d’économiser un ensemble de classeurs rangés dans une ou plusieurs étagères. Enfin, il est beaucoup plus facile de stocker ses documents lorsqu’ils sont dématérialisés.

Gain financier

Si la dématérialisation a pour objectif le « zéro papier » et va donc permettre d’économiser tous les coûts liés à celui-ci. Aussi, nous évitons de passer des heures à chercher un document et pouvons nous concentrer sur de réelles tâches importantes. Si nous perdons moins de temps, nous pouvons augmenter notre productivité.

Gain écologique

De nombreuses sociétés ont entrepris le virage de la dématérialisation. L’industrie du papier est une des sources d’impact écologique, et la GED permet d’y trouver une alternative. En effet, les entreprises françaises produisent des milliards de documents chaque année, et ce nombre augmente de façon exponentielle ainsi que la pollution liée au transport de ces dossiers papier. L’objectif zéro papier s’impose donc comme une condition essentielle à la préservation de notre planète.
Mais ce n’est pas tout, de bonnes pratiques sont aussi à mettre en place pour ne pas remplacer cette pollution papier par une pollution numérique : le télétravail qui permet de réduire les déplacements, préférer l’archivage à l’impression, la signature électronique qui élimine les multiples impressions papier, la dématérialisation des factures clients qui réduit les multiples relances papier incluant coûts d’affranchissement mais aussi le coût environnemental lié au transport, l’archivage électronique des documents avec détection de doublons, permettant une politique de conservation de données qui supprime la multiplication des mêmes données ( la fameuse infobésité), ou encore le bulletin de salaire numérique (BSE) permettant conformité réglementaire de conservation tout en étant responsable…

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