En janvier 2019, le Leclerc de Porto-Vecchio se tourne vers Scan Center, l'atelier de numérisation corse, dans le but de numériser ses 15 dernières années d'archives et les importer au sein de la GED (Gestion électronique des documents) Zeendoc. Les avantages à dématérialiser ses documents sont variés : le traitement, le classement, la recherche et le partage des documents sont facilités pour tous les collaborateurs. Depuis la mise en place de la solution, le Leclerc corse note un gain de place, un gain de temps, une autonomie dans la recherche des documents, une sécurisation des archives et des données personnelles, et enfin, une économie de coûts.
Informations clés :
Témoignage : Monsieur Franck Marrot, Directeur de l'hypermarché Leclerc, grande distribution
Nombre de salariés : 140 - 220 employés
Nombre de sites : 1, situé à Porto-Vecchio en Corse-du-Sud
Pourquoi avoir fait appel à Scancenter ?
Afin de faciliter le traitement, le classement, la recherche et le partage de ses documents, le Leclerc de Porto-Vecchio a opté pour la numérisation des archives et leur importation au sein d'une GED. A l'ère du digital et de la dématérialisation des documents, l'hypermarché souhaitait passer l'entreprise dans le XXIème siècle.
“La numérisation permet également d'économiser sur les coûts du papier et de l'impression”, explique Franck Marrot, Directeur de l'hypermarché Leclerc Porto-Vecchio.
Comment s'est déroulée la mise en place de la solution ?
Essentiellement composées de factures fournisseurs, de bons de livraisons (et autres documents d'achats) et de dossiers RH, l'ensemble des archives représentait un linéaire de plus de 75 mètres. (1m linéaire représente généralement entre 4000 et 5000 feuilles).
Le transport de l'ensemble des archives depuis le site à Porto-Vecchio vers l'atelier de numérisation a été assuré par le personnel du Scan Center, et a nécessité de sa part d'en assurer la sécurité et l'intégrité :
- Un inventaire exhaustif sur site des archives à transporter ;
- Un conditionnement des dossiers dans des containers archives ;
- L'acheminement vers le centre de numérisation.
Afin de ne pas immobiliser les archives pour le personnel de l'hypermarché, et dû à l'importance des volumes (plus de 150 containers archives de 50 cm), 4 rotations ont été mises en place.
À réception, les archives ont été rapprochées du bon d'enlèvement initial, pour ensuite les préparer à être numérisées :
- Création d'un code barre permettant de pré référencer chaque lot et d'éviter la perte de document ;
- Retrait des agrafes, reliures, trombones ou tout autre élément de liaison ;
- Séparation par intercalaires spécifiques de documents.
“Ce qui pouvait prendre des heures ne prend désormais plus que quelques clics. Par exemple, hier, mon commissaire des comptes avait besoin d'une facture, je l'ai retrouvée et transférée en trois clics”, ajoute Franck Marrot.
La numérisation des documents
Les différents lots ont ensuite été numérisés selon un profil de numérisation préétabli (résolution, colorimétrie…) afin d'en assurer une copie fidèle. Le logiciel pilote de Scan Center a effectué divers traitements afin d'assurer une numérisation de qualité, tels que : le redressement des images, la suppression automatique des pages vierges, la séparation des documents…
Pour finir, des contrôles visuels et exhaustifs sur les scans sont effectués avant la validation de chaque lot de numérisation.
Durant toute la durée de la prestation (étalée sur une période de 6 mois), une procédure de mise à disposition prioritaire a été mise en place de manière à permettre au Leclerc de Porto-Vecchio d'accéder à tout moment à des documents en cours de traitement dans l'atelier de numérisation. Le(s) document(s) souhaité(s) ont été traités en priorité puis mis à la disposition du demandeur par mail ou directement au sein de l'armoire Zeendoc, le logiciel GED compris dans l'offre apportée par Scan Center.
“160 000 fichiers PDF ont été générés, 80 500 fichiers fournisseurs et 70 900 fichiers salariés. Au cumul, cela représente plus de 400 000 feuilles, qui ont généré près de 800 000 pages numérisées”, énumère Franck Marrot.
Importation des documents dans un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED)
L'ensemble des documents numérisés a été ensuite importé dans le logiciel Zeendoc (Achats et RH) préalablement mis en place, puis indexé par le personnel du Scan Center selon le plan de classement que nous avions défini ensemble.
Des modèles de reconnaissance ont été créés afin de permettre l'indexation automatique des futurs documents déposés au sein de l'armoire Zeendoc, ce qui a permis au Leclerc corse d'économiser du temps et le coût de main-d’œuvre associée.
Dès qu'un document est indexé, il est immédiatement consultable par les salariés autorisés.
Quels bénéfices tirés de la numérisation pour le secteur de la Grande Distribution ?
- Un gain de place : Le fait de s'être débarrassé des archives a permis de créer un open space de travail confortable pour le secteur produit frais ;
- Un gain de temps dans la recherche : Une fois les documents numérisés et classés automatiquement dans la solution de GED Zeendoc, l'ensemble des informations contenues dans les documents sont accessibles en un clic ;
- Autonomie dans la recherche : en plus du gain de temps, la recherche se trouve facilitée grâce à l'indexation ;
- Une sécurisation des archives et des données personnelles : Avant la numérisation des archives, tous les documents contenant les données personnelles des salariés étaient rangés dans une armoire, et la clé était facilement accessible à tout le personnel. Désormais, les documents RH sont conformes au RGPD ;
- Une économie des coûts du papier, de l'impression et du stockage.
