Externaliser la numérisation de vos documents : Les atouts !

mercredi 15 mars 2023

Facture électronique 2024 : commencez par numériser vos anciennes factures

En 2024, la facturation électronique sera obligatoire en France. Cette mesure visera à améliorer l'efficacité de l'administration fiscale dans le cadre de ses contrôles et procurera des avantages aux entreprises sous forme d'un gain de temps et d'argent. Avec l'arrivée de cette nouvelle obligation, le ScanCenter vous aide à franchir les étapes clés du passage à la dématérialisation des factures dont vous avez besoin pour pouvoir respecter cette nouvelle réglementation.

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Quels sont les différents types de solutions de facturation électronique ?

 

Avant de comprendre comment Scan Center peut vous aider, il est important de prendre connaissance des principales solutions disponibles sur le marché pour passer à la facture électronique. En effet, il existe plusieurs types d'outils proposant des services différents :

  • Le Portail Public de Facturation (PPF) : plateforme proche de Chorus Pro, le Portail Public de Facturation est gratuit et permet aux entreprises d’envoyer et recevoir des factures en ligne ;
  • Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : plateformes privées reconnues par l’administration fiscale offrant un service payant enrichi en fonctionnalités complémentaires ;
  • Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) : opérateurs non-immatriculés qui offrent des services similaires aux PDP mais sans reconnaissance officielle.

 

Pourquoi faut-il numériser ses factures avant 2024 ?

 

À l'ère du numérique, les entreprises sont de plus en plus tenues de numériser leurs factures avant 2024 afin de rester compétitives et de se conformer aux réglementations sectorielles. La facturation électronique devient une nécessité pour de nombreuses entreprises et gouvernements, car elle constitue un moyen de communication efficace entre acheteurs et vendeurs, réduit la paperasserie et élimine les coûts de traitement manuel. Dans ce contexte, il est important que les entreprises comprennent l'importance de passer des factures papier aux factures électroniques avant la date limite.

L'un des principaux avantages de la facturation électronique est qu'elle améliore l'efficacité du processus de facturation en supprimant les étapes manuelles telles que la saisie des données et l'archivage. En numérisant leurs factures avant 2024, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus, ce qui leur permet d'économiser du temps et des ressources tout en réduisant les erreurs humaines. En outre, les factures numériques peuvent être stockées en toute sécurité sur le cloud, ce qui les rend plus faciles d'accès que les documents papier. En outre, la facturation électronique élimine les conjectures lors du suivi des paiements, puisqu'il n'est pas nécessaire de confirmer manuellement ou de revérifier les enregistrements des paiements.

Après la numérisation des factures, le traitement !

 

Une fois que vous avez numérisé vos documents papier, la prochaine étape consiste à gérer et à organiser vos factures en versions électroniques avec une solution de gestion des documents. Ces solutions peuvent non seulement faciliter le travail d'administration des documents mais elles offrent également un certain nombre d'avantages supplémentaires tels que l'accès aux dossiers partout où vous allez, un stockage sécurisé, des outils de recherche et des informations plus précises concernant votre entreprise.

Une solution de gestion documentaire très efficace comme Zeendoc, qui propose une solution SaaS intelligente permettant aux entreprises de numériser, classer,  archiver et partager leurs documents en toute simplicité. La plate-forme offre un grand nombre de fonctionnalités telles que des outils puissants pour indexer rapidement les données sur les documents, les rechercher rapidement ou encore les modifier directement en ligne. De plus, avec l'export comptable, vous pourrez transférer directement vos factures sur votre ERP. De plus, Zeendoc permet aux utilisateurs de partager facilement leurs documents avec leurs clients ou fournisseurs par email.

Avec Zeendoc, vous pouvez maintenant mettre en place votre propre système de facture électronique afin d’être conforme aux exigences légales qui seront appliquée à partir 2024.

Les avantages de la numérisation des factures B2B

Outre les avantages pour les entreprises, les gouvernements commencent également à exiger des entreprises qu'elles passent de la facturation sur papier à la facturation électronique afin de se conformer aux nouvelles lois liés à la facturation B2B en 2024. En outre, les documents numériques peuvent être acheminés automatiquement à partir d'une personne ou d'une organisation au sein d'une entreprise, ce qui réduit le temps de traitement et facilite le rapprochement des factures. Les documents numériques facilitent également le suivi des paiements, car ils peuvent être envoyés directement par les clients qui ont déjà payé par voie électronique, plutôt que de nécessiter une saisie manuelle de la part des employés ou des vendeurs.

Dans l'ensemble, la numérisation des factures avant 2024 est essentielle pour les entreprises qui cherchent à réaliser des économies et à accélérer les délais de traitement tout en restant en conformité avec les réglementations gouvernementales. Les entreprises devraient envisager d'abandonner les factures papier dès que possible afin d'assurer le bon déroulement de leurs opérations et de profiter des divers avantages offerts par les solutions numériques.

En conclusion, il est essentiel que les entreprises dématérialisent leurs factures avant 2024 afin de profiter pleinement des avantages qu'offrent cette technologie moderne. Les avantages comprennent une réduction des coûts et une amélioration de l’efficacité opérationnelle, un meilleur respect de la conformité fiscale et un gain significatif en termes d’impact environnemental positif.

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